El Registro Único Tributario (RUT) es un mecanismo que sirve para identificar y clasificar a los contribuyentes en personas naturales, negocios y entidades; de esta manera es más sencillo cumplir con las obligaciones tributarias.
Principalmente funciona para avalar la actividad económica de la persona ante terceros, es decir, con quienes el contribuyente tiene una relación laboral o comercial. De igual forma, dicho registro permite a la DIAN acceder a información real y actualizada de todos los sujetos con el fin de desarrollar una adecuada gestión de control tributario.
Los responsables de expedir el Registro Único Tributario son los siguientes:
- Personas naturales que actúen como representantes legales o apoderados a nombre del contribuyente.
- Revisores fiscales.
- Contadores que suscriban declaraciones por disposición legal.
- Responsables de IVA bajo los regímenes común o simplificado.
- Personas declarantes de ingresos y patrimonio.
- Responsables del impuesto al consumo.
- Inversionistas extranjeros con deberes formales.
- Agentes retenedores.
- Responsables del impuesto nacional a la gasolina y ACPM.
- Sucursales en el territorio nacional de entidades financieras.
- Personas o entidades que no sean responsables del impuesto sobre las ventas pero requieran tramitar y expedir NIT (Número de Identificación Tributaria) para emitir facturas electrónicas, o si desarrollan una actividad económica no gravada.
- Personas profesionales de la compra y venta de divisas o cheques viajeros.
- Importadores, exportadores u otras personas encargadas de procesos aduaneros.
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En primer lugar, es importante recalcar que la vigencia del Registro Único Tributario es indefinida, lo que significa que su renovación no puede ser exigida por ninguna empresa, persona u organización. Los inscritos en el RUT solamente deben actualizarlo si han experimentado cambios en sus datos de identificación, ubicación o clasificación previamente registrados.
Si en algún momento se les solicita el RUT con fecha de actualización reciente, los ciudadanos pueden presentar una copia del RUT y señalar que la fecha de generación del documento se encuentra en la parte derecha del pie de página del formulario, lo que permite verificar su autenticidad.
Es importante destacar que los trámites de inscripción y actualización del RUT son totalmente gratuitos y pueden realizarse de manera virtual a través de la página web de la DIAN, con excepción de la actualización de datos de identificación y el retiro de responsabilidades, que requieren ser realizados en puntos de atención físicos.
Además de la inscripción y actualización del RUT, la ciudadanía puede acceder a diversos trámites a través de los servicios digitales de la DIAN, como la obtención de copias del RUT, la solicitud de cancelación del mismo, la solicitud del RUT para consorcios y uniones temporales, así como la solicitud de retiro de algunas responsabilidades.
Es crucial tener en cuenta que la inscripción en el RUT podría ser suspendida si la información presentada contiene errores, está incompleta, es inconsistente o no corresponde a la realidad. Por lo tanto, es fundamental que los contribuyentes revisen periódicamente sus datos y los actualicen si es necesario para evitar posibles sanciones.
Una serie de recomendaciones importantes que deben ser tenidas en cuenta para garantizar la protección de sus datos y evitar ser víctima de algún fraude son:
- Cambio regular de clave: se sugiere cambiar su clave personal al menos una vez al mes o de manera inmediata si sospecha que ha sido conocida por un tercero.
- Contraseñas seguras: evite utilizar contraseñas fáciles de deducir, como nombres propios, de familiares, mascotas, fechas importantes o números de documentos de identificación. Se recomienda utilizar combinaciones de caracteres alfabéticos (mayúsculas y minúsculas), números y, opcionalmente, caracteres especiales (+, -, *, /, %, !).
- Protección al digitar la clave: evite que su clave sea observada por terceros al momento de digitarla, garantizando así la confidencialidad de su información.
- Cierre de sesión: siempre utilice la opción “Cerrar sesión” al finalizar su trabajo o tarea en los servicios en línea de la DIAN; esto ayuda a prevenir accesos no autorizados a su cuenta.
- Acceso desde lugares seguros: si necesita acceder a los servicios en línea de la DIAN desde sitios diferentes a su hogar o lugar de trabajo, hágalo en lugares de confianza que brinden condiciones de seguridad mínimas, como registro de acceso a la entrada, puestos claramente separados, computadoras con acceso restringido, antivirus y anti spyware actualizados, entre otros.
- Reporte de incidentes o dudas: en caso de cualquier incidente o duda relacionada con la seguridad de su información, no dude en acudir a los Puntos de Contacto de la DIAN o comunicarse con las líneas de atención en Bogotá al 057(1) 5462200 o 057(1) 6059830, así como a las líneas de Información General Contact Center al 019005550993 o 019001115462 a nivel nacional (con costo).
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